कार्यालयले देहाय बमोजिमको विवरण खुलाई लेख्य प्रमाणकहरुको अभिलेख राख्नु पर्नेछः–

(क) लेख्य प्रमाणकको नाम, थर र वतन,
(ख) जन्म मिति,
(ग) योग्यता,
(घ) लेख्य प्रमाणकको रुपमा नियुक्त भएको मिति,
(ङ) अन्य आवश्यक कुराहरु ।